Graswurzelbewegung.net
Videokonferenzen... leicht gemacht
Du möchtest Dich im Internet mit anderen Menschen mit Bild und Ton austauschen? Kein Problem! Mit Videokonferenzen kannst Du das einfach umsetzen. Die Auswahl an Programmen und Tools kann jedoch überwältigend sein, und es ist nicht immer leicht, das richtige für deine Bedürfnisse zu finden. Aber keine Sorge, wir helfen dir dabei, die besten Lösungen zu entdecken, damit du schnell und unkompliziert an die Software kommst, das du suchst!
1.) Einleitung
Seit der Corona-Pandemie sind Videokonferenzen aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken.
Wir können nun weltweit quasi zum Nulltarif miteinander sprechen und einander sehen. Außerdem können wir den eigenen Monitorinhalt mit anderen Menschen teilen und somit effizient zusammen arbeiten.
Nun gibt es mindestens ein Dutzend Anbieter für Videokonferenzen; und auch immer mehr Anwendungsprogramme bauen "nebenbei" eine Videokonferenz ein (wie z.B. eine Software zur Vereinsverwaltung).
Doch welches Produkt ist für Dich optimal?
Zugegeben: Dieser Leitfaden hier ist recht lang und geht in's Detail. Aber die fachgerechte Auswahl der für Dich passenden Videokonferenzlösung ist nun einmal ein komplexer Prozess. Und Du möchtest ja auch nicht ständig von einer Software zur anderen hüpfen und die potentiellen Teilnehmer in Konfusion stürzen, oder?
Seit Jahren recherchiert der Autor schon zu diesem Thema und hat schon viele Programme ausprobiert. Keine leichte Sache!
2.) Mögliche Anwendungsfälle
Für Videokonferenzen gibt es nahezu unendlich viele Anwendungsfälle. Lass uns hier auf die Aspekte einer Graswurzelbewegung konzentrieren:
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Mitgliederversammlungen (hybrid oder rein online) oder Betriebsratsversammlungen
- Schulungen durchführen und Testfragen stellen, Webinare
- Livestreams im Internet (einzelne Redner/-innen und tausende Zuschauer/-innen)
- Fernwartung des Bildschirms der anderen Person, um Computerprobleme zu beheben
- Gemeinsames Arbeiten an Dateien (durch Screensharing)... auch in kleinen Video-Untergruppen
- Abstimmungen durchführen
- Interviews durchführen und diese aufzeichnen und z.B. bei Youtube veröffentlichen
- und vieles mehr...
Wie sieht es aus mit Vereins-Mitgliederversammlungen und den darin erforderlichen Beschlussfassungen? Darf man diese (auch) online durchführen? Seit dem 09.02.2023 ermöglicht der neue § 32 Abs. 2 BGB auch Online-Vereins-Mitgliederversammlung: "Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung)".
Und der (ebenfalls recht neue) § 32 Abs. 3 BGB geht noch weiter: "Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären."
Wann immer Du Dich schnell und unbürokratisch austauschen möchtest, dann sind Videokonferenzen für Dich interessant.
3.) Achtung: Datenschutz
Ja, der Datenschutz... ein mitunter komplexes Thema. Im Rahmen der Videokonferenzen werden personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und genutzt.
Sobald die Videokonferenz nicht mehr von einer Privatperson zu privat/persönlichen Zwecken erfolgt, so kommt die EU Datenschutz-Grundverordnung zum Tragen. Dies gilt u.a. für Vereine, Unternehmen und öffentliche Stellen. Das datenschutzrechtliche "Haushaltsprivileg" endet möglicherweise schon dort, wo eine Videokonferenz im Internet für Jedermann beworben wird.
Und da wir hier von "Graswurzelbewegungen" sprechen, ist dies keine privat/persönliche Sache mehr... und der Datenschutz ist zu beachten.
Dies sind unsere Überlegungen:
Allgemeine datenschutzrechtliche Anforderungen
Bei Nutzung solcher Videokonferenzen bedarf es in aller Regel eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DS-GVO.
Vermeiden von Drittland-Datentransfers (wie z.B. in die USA)
Anbieter und Server z.B. in den USA sollte angesichts des Artikel 44 DS-GVO (und Folgende) vielleicht besser vermieden werden. Oft ist es so, dass die Kunden zwar einen Vertrag mit einer EU-Niederlassung eines US-Anbieters haben, aber im Kleingedruckten dann doch ein US-Datentransfer vorgesehen ist.
Dieses Thema ist wegen seiner Größe und seiner Komplexität eine der größten "Baustellen" im Datenschutz. Derzeit mögen die US-Anbieter im "Data Privacy Framework" (DPF) gelistet sein, aber sobald ein US-Präsident die jüngsten Executive-Orders von (bald) EX-US-Präsident Josef Biden zurücknimmt oder entscheidend schwächt, dann fällt das DPF wie ein Kartenhaus in sich zusammen. Bei genauerer Hinsicht sind die datenschutzrechtlichen Alternativen (EU-Standardvertrag oder explizite Drittland-Einwilligung) mit eigenen Problemen behaftet.
Lange Rede, kurzer Sinn: Wenn es eine europäische Alternative für Dich gibt: Greif zu!
Hinweis erfolgt bei Aufzeichnung
Die meisten Videokonferenzen bieten auch die Möglichkeit zum Aufzeichnung von Bild und Ton. Die Teilnehmer/-innen müssen darüber informiert werden. Im Idealfall kann die moderierende Person bestimmen welches Bild und welcher Ton aufgezeichnet wird.
Wir gehen davon aus, dass so manche potentiellen Videokonferenz-Teilnehmer datenschutz-sensibel sind. Wenn wir uns mit ihnen austauschen möchten, dann müssen wir deren Erwartungen und Bedürfnisse hinsichtlich der Privatsphäre achten.
4.) Wichtige Kriterien für Videokonferenzen
Wir haben locker ein dutzend Videokonferenzen ausprobiert. Jedes hat seine Stärken und Schwächen. Hinzu kommt die Tatsache, dass insbesondere diese Softwareprodukte ständig weiterentwickelt werden. Einen tagesaktuellen Überblick kann man hier eigentlich kaum erlangen.
Natürlich gibt es die "US-Klassiker" wie beispielsweise Zoom, MS-Teams, AppleTalk, WhatsApp und google-meet. Auf diese werden wir hier aufgrund der Drittland-Problematik (siehe oben) nur am Rande eingehen.
An welchen Kriterien sollte sich eine Empfehlung orientieren? Das ist außerordentlich schwer zu beantworten, denn die Anforderungen und Wünsche der Nutzer/-innen sind so vielfältig wie die Sterne am Firnament.
Aus unserer Sicht ist hinsichtlich der Graswurzel-Bewegung diese vier Kriterien wichtig:
- Telefoneinwahl ist möglich
Recht viele Menschen fühlen sich mit der Computertechnik überfordert und wählen sich lieber per Telefon ein; das sollte man nicht ignorieren. Ebenso kommt es regelmäßig vor, dass am PC plötzlich die Tonübertragung nicht funktioniert und man statt dessen schnell zum Telefon greifen will. Nicht selten sind die Teilnehmer unterwegs und können nur telefonisch teilnehmen (z.B. beim Autofahren).
Insofern ist eine Telefoneinwahl absolut unverzichtbar. Bei manchen Produkten/Anbietern ist die telefonische Einwahlmöglichkeit im Preis enthalten, bei anderen muss man dafür extra bezahlen. Falls die Teilnehmer weltweit verteilt sein sollten, so ist eine jeweilige Landeseinwahl wichtig, um die Telefonkosten gering zu halten.
- Teilnahme ohne Registrierung ist möglich
Ein Registrierungs-Zwang wirkt oft abschreckend. Außerdem erinnern sich nicht alle Teilnehmer an ihre Zugangsdaten. Das sorgt für Frust. Bei Microsoft-Teams ist es sogar so, dass das ganze Betriebssystem sich dann mit Microsoft verbindet (und wer weiß welche Daten hochlädt)... das führt zu schwerwiegenden Problemen (insbesondere dann, wenn man über mehrere Microsoft-Accounts verfügt).
Natürlich ist manchmal ein Zugangsschutz für eine Videokonferenz wichtig... aber eine Teilnahme sollte eben auch niedrigschwellig möglich sein.
- Teilnahme im Webbrowser (ohne App-Installation) ist möglich
Natürlich ist die Bedienung einer Videokonferenz-App ganz besonders einfach und sicher. Doch nicht immer möchten/können die Teilnehmer die App auf ihrem Gerät installieren. Nutzer des Betriebssystems LINUX können ein Lied davon singen. Daher muss es immer problemlos möglich sein auch per Webbrowser teilzunehmen (also z.B. Firefox oder Chrome).
Bei MS-Teams ist es manchmal ein Glücksspiel, ob der Hyperlink zur Webbrowser-Teilnahme erscheint.
- Mehrere Moderatoren sind möglich (ohne den Preis zu steigern und ohne sie zu Software-Administratoren zu machen)
Ein wichtiges Thema im Rahmen einer Graswurzel-Bewegung: In der Gruppe sollten mehrere Menschen in der Lage sein eine Videokonferenz zu starten/moderieren. Dies ist auch wichtig für eine Vertreter-Regelung: Wenn die ursprünglich geplante Moderations-Person ausfällt, dann muss jemand anders übernehmen können.
Bei vielen kommerziellen Programmen muss aber für jede dieser Personen eine separate Lizenz erworben werden. Das geht schnell ins Geld.
Wenn man hingegen mehreren Personen die Zugangsdaten zum Videokonferenz-Account gibt, dann verstößt man möglicherweise gegen die Lizenzbedingungen (weil man Lizenzgebühren umgeht). Außerdem kann dann jede solche Person den gesamten Account administrieren und möglicherweise sehr ungünstige Einstellungen vornehmen (... bis hin zu den Zahlungsbedingungen). No-Go!
Was wir brauchen: Eine Lizenz, die quasi beliebig viele Moderatoren zulässt, ohne dass dies Geld kostet oder sie über Administrationsrechte verfügen. Ja... das gibt's!
Aus unserer Sicht und nach langen Tests gibt es nur ein wirklich empfehlenswertes Produkt zur Videokonferenz...
5.) Konkrete Empfehlungen
5.1 BigBlueButton (gehostet bei www.bbbserver.de)
Was? BigBlueButton... diese Videokonferenz, die es schon ewig in den deutschen Schulen gibt? Ja, genau die!
BigBlueButton (siehe Wikipedia) ist seit 2006 auf dem Markt. Es ist eine Open-Source-Software und daher im Prinzip ohne Lizenzkosten nutzbar. Es gibt viele Anbieter, die diese Software betreiben. Sehr gute Erfahrung haben wir mit www.bbbserver.de gemacht; das Unternehmen invokable GmbH ist in Deutschland ansässig und betreibt seine Server in Europa. Wir lesen:
"Unser Unternehmen, Ihre Daten und alle Server befinden sich in Europa.
Darüber hinaus werden alle Daten direkt nach Ende der Konferenz vom Server gelöscht.
Durch die Nutzung unseres Tools unterstützen Sie europäische Arbeitsplätze und ein Unternehmen, das seine Steuern in Europa zahlt."
Das ist doch mal was: Ein Beitrag zur europäischen Software-Souveränität!
Wir haben also keine Drittland-Problematik zu erwarten.
a) Die Kosten (ca. 1 € pro Teilnehmer und Monat - mind. 11 €)
Eine Übersicht der Kosten findet sich hier.
Ein dauerhaft kostenloses Nutzerkonto für zwei Teilnehmer und maximal 30 Minuten Konferenzdauer ist möglich.
Im Bezahltarif kostet grob gesagt jede potentielle Verbindung monatlich 1 €, wobei der kleinste Tarif mit 10 Verbindungen und 11 € monatlich startet. Dabei ist eine "Verbindung" die konkrete Einwahl einer Person per Internet oder Telefon. Es wird also nur der tatsächlich fließende Datenverkehr bezahlt.
Hingegen es kostenmäßig vollig irrelevant wieviele Nutzer eingerichtet werden und wieviele "Räume" sie einrichten und wieviele Konferenztermine sie zukünftig einplanen. Hier gibt es kein Limit.
Ein Kunde mit einer 10-er Lizenz kann also zu einem gegebenen Zeitpunkt:
EINE Konferenz mit 10 Verbindungen durchführen. Beispielsweise sind 5 Teilnehmer/-innen per Internet verbunden (darunter auch die moderierende Person) und 5 Teilnehmer/-innen sind mit dem Telefon verbunden, oder
FÜNF Konferenzen mit je 2 Verbindungen durchführen: Je eine moderierende Personen und eine teilnehmende Person (alle per Internet oder Telefon... egal).
In allen Fällen darf die Summe von 10 Verbindungen nicht überschritten werden.
Hier noch einige Details:
Wichtig: Wenn eine Person sich mit der Videokamera per Internet verbindet und mit dem Telefon für den Ton, dann sind dies zwei Verbindungen; man sollte das Limit also immer etwas höher haben, als man an Onlineverbindungen einplant.
Wird das Verbindungslimit überschritten, dann werden die Teilnehmer darüber informiert und abgewiesen.
Diese Kosten-Flexibilität ist einmalig. Warum zahlt man "pro Verbindung"? Weil der Betreiber seine Hardware an die maximal zu erwartende Last anpassen will. Dadurch stehen immer genug Server zur Verfügung, ohne dass nutzlose Server auf Reserve betrieben werden müssen. Ein absolut verständlicher Ansatz, der letztlich (auch) dem Gemeinwohl dient. [Andere Anbieter mieten sich in riesige Server-Farmen ein, die bald sogar über "eigene" Atomkraftwerke zur Stromversorgung verfügen. Dort wird geklotzt und nicht gekleckert. Ob das dem Gemeinwohl dient?]